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Que doit contenir le règlement d'une carte de fidélité à tampons affiché dans un commerce ?

Ce règlement fixe les règles de votre carte à tampons, pour que l'équipe et les clients aient la même référence. Il reprend nos articles sur le nombre de tampons, le choix de la récompense et le respect des données. Il s'affiche au comptoir, pour une carte en carton ou digitale, avec FideliTampon ou un autre outil.

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Modèle de règlement de carte de fidélité

Nom du commerce (enseigne telle qu'elle apparaît en vitrine)
Adresse du point de vente (ou liste des points de vente concernés si la carte vaut dans plusieurs boutiques)
Support de la carte (carte en carton, carte digitale dans le téléphone, ou les deux pendant la transition)
Condition d'obtention d'un tampon (un tampon par passage, ou par achat à partir d'un montant que vous indiquez)
Nombre de tampons pour une carte pleine (en chiffres et en lettres, pour éviter toute lecture ambiguë)
Récompense offerte (produit ou prestation précis, ou choix entre deux options de valeur comparable)
Conditions de retrait de la récompense (sur place, à partir d'un certain montant ou sans condition, en une seule fois)
Durée de validité d'une carte entamée (en mois depuis le dernier tampon, ou mention « sans limite »)
Délai pour retirer une récompense (en semaines ou en mois après la carte pleine, ou mention « sans limite »)
Modalité de report des cartes carton (report des tampons à la vue de la carte, jusqu'à une date que vous indiquez)
Données conservées (par exemple : un moyen de contact et l'historique des tampons)
Contact pour toute demande sur les données (adresse e-mail ou nom de la personne à voir au comptoir)
Date de début du programme (date de lancement ou de mise à jour du présent règlement)
Nom du responsable du programme (gérant ou personne référente pour les questions de fidélité)

Objet du programme

Le commerce nommé ci-dessus propose à ses clients une carte de fidélité à tampons. Chaque passage remplissant la condition indiquée donne droit à un tampon ; lorsque la carte atteint le nombre de tampons prévu, le client reçoit la récompense décrite dans le présent règlement. L'adhésion est gratuite et sans obligation d'achat minimal autre que celle mentionnée pour l'obtention d'un tampon. Le programme est une attention du commerce envers ses clients réguliers et ne constitue ni un avoir ni une somme d'argent.

Obtention des tampons

Le tampon est ajouté au moment de l'encaissement, sur présentation de la carte ou du téléphone du client. Un passage sans présentation de la carte ne donne pas droit à un tampon ajouté après coup, sauf accord de la personne responsable sur présentation du ticket du jour. Un seul tampon est attribué par passage, quel que soit le nombre d'articles, sauf règle différente indiquée ci-dessus. Le client sans téléphone peut demander que sa carte soit tenue au comptoir par le commerce ; il bénéficie des mêmes tampons et de la même récompense.

Récompense et retrait

La récompense est remise en une seule fois, sur place, lorsque la carte est pleine, dans le délai de retrait indiqué ci-dessus. Elle n'est ni échangeable contre de l'argent, ni cumulable avec une autre offre en cours sauf mention contraire. Si le produit prévu est momentanément indisponible, le commerce propose un produit de valeur équivalente. Une fois la récompense retirée, une nouvelle carte démarre. Le commerce peut offrir un premier tampon de bienvenue à l'ouverture de chaque nouvelle carte.

Validité et modification du programme

Une carte entamée reste valable pendant la durée indiquée ci-dessus à compter du dernier tampon. Le commerce peut modifier le nombre de tampons, la récompense ou les conditions, ou mettre fin au programme, en l'annonçant au comptoir au moins un mois à l'avance. Toute modification s'applique aux nouvelles cartes ; les cartes entamées avant l'annonce vont à leur terme selon la règle en vigueur au moment de leur ouverture. En cas de fin du programme, les cartes pleines sont honorées jusqu'à la date annoncée.

Données personnelles et relances

Pour une carte digitale, le commerce conserve uniquement les données indiquées ci-dessus, nécessaires au suivi des tampons et à la remise de la récompense. Elles ne sont ni vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales. Le client peut recevoir un rappel lorsque sa récompense est proche ou lorsqu'elle n'a pas été retirée, s'il a donné son accord ; il peut y renoncer à tout moment auprès du contact indiqué. Il peut aussi demander la consultation, la correction ou la suppression de ses données, ce qui entraîne la fin de sa carte. Les obligations du commerce en matière de données personnelles sont à vérifier selon les textes en vigueur.

Transition depuis la carte en carton

Pendant la période de transition indiquée ci-dessus, les cartes en carton restent acceptées. Les tampons déjà obtenus sont reportés sur la carte digitale à la vue de la carte carton, lors d'un passage en caisse, et le carton est alors conservé ou détruit par le commerce. Passé la date de fin de transition, seule la carte digitale ou la carte tenue au comptoir donne droit aux tampons et à la récompense. Le commerce rappelle cette date par un affichage visible avant l'échéance.

Mentions et signature

Le présent règlement est affiché près de la caisse et remis à tout client qui en fait la demande. Il ne remplace pas un conseil juridique : les règles applicables aux opérations de fidélité, aux mentions obligatoires et aux données personnelles sont à vérifier selon les textes en vigueur. Fait à : ............ le : ............ Nom et qualité du signataire : ............ Signature : ............

Date et signature
Date et signature

Comment utiliser ce modèle

  • Le règlement se remplit une fois par le gérant, se signe et s'affiche près de la caisse ; une copie datée est conservée avec les documents du commerce, et une nouvelle version est établie à chaque changement de règle.
  • Avant de fixer le nombre de tampons et la récompense, passez vos chiffres dans le calculateur de rentabilité d'une carte pleine et l'estimateur de durée de remplissage proposés dans les ressources du site.
  • Chaque membre de l'équipe doit avoir lu le règlement : c'est lui qui tranche au comptoir quand un client demande un tampon oublié ou une récompense en dehors des conditions.
  • Ce modèle ne remplace pas un conseil juridique : les obligations liées aux opérations de fidélité et aux données personnelles sont à vérifier selon les textes en vigueur.

Questions sur ce modèle

Faut-il vraiment un règlement écrit pour une simple carte à tampons ?
Ce n'est pas une obligation que nous affirmons ici, mais c'est une sécurité pour le commerce. Un texte affiché évite les discussions au comptoir sur un tampon oublié ou une récompense réclamée hors délai, et donne à l'équipe une réponse commune. Les mentions éventuellement obligatoires sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Peut-on changer le nombre de tampons après le lancement ?
Oui, à condition de l'annoncer à l'avance et de ne pas pénaliser les cartes entamées : la nouvelle règle s'applique aux nouvelles cartes, les anciennes vont à leur terme. C'est ce que prévoit la clause sur la modification du programme, à adapter à votre délai d'annonce.
Que mettre dans la rubrique sur les données pour une carte en carton ?
Si la carte est un simple carton sans nom ni contact, indiquez qu'aucune donnée n'est conservée et supprimez la mention des relances. Dès que vous notez un nom, un numéro ou une adresse e-mail, la clause s'applique et le contact pour les demandes doit être renseigné.
Faut-il fixer une durée de validité aux cartes entamées ?
Ce n'est pas indispensable, mais une validité de plusieurs mois depuis le dernier tampon limite le nombre de cartes dormantes et le coût des récompenses à provisionner. Choisissez une durée cohérente avec la fréquence de visite de vos habitués, et rappelez-la sans dureté au moment de relancer.

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FideliTampon aide les commerces de proximité à remplacer la carte à tampons en carton par une carte de fidélité digitale, sans application à installer pour leurs clients.

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